Quando un imprenditore mi chiede aiuto per “professionalizzare” l’azienda di famiglia, gli dico sempre che questo termine non è appropriato, visto che le aziende sono e sono formate da professionisti. L’obiettivo è quello di istituzionalizzare. Ciò comporta la creazione di strutture, politiche e procedure chiare per le operazioni aziendali, nonché lo sviluppo di una leadership forte e affidabile in grado di prendere decisioni strategiche e operative affinché l’azienda ne garantisca il successo a lungo termine.
Avviare l’istituzionalizzazione implica, tra le altre azioni, il fatto di creare un governo societario. Tuttavia, molti autori si sono concentrati solo sulle grandi aziende quando hanno sottolineato la necessità di creare strutture come l’Assemblea Generale degli Azionisti. Come creare un’assemblea degli azionisti quando ci sono solo due o tre soci? Quello che viene proposto qui è un organismo chiamato Membership Council. Questo organo può essere utile quando ci sono uno o più soci che non appartengono al nucleo familiare, oppure quando l’azienda è composta da più nuclei familiari. Se tutti i coniugi fanno parte di un’unica famiglia, non è necessario creare un organo separato in quanto tutte le discussioni su beni e patrimoni possono essere risolte nel Consiglio di famiglia e nel Consiglio di amministrazione.
In paesi come la Colombia, il Board of Partners è formato dall’Assemblea degli azionisti per accelerare il processo decisionale e il suo rapporto con le altre agenzie governative della società. Tuttavia, non è necessario partire dall’assemblea dei soci per formare un consiglio dei soci. Il consiglio dei soci può essere un organo utile per le PMI, con cui prendere decisioni strategiche e garantire trasparenza e responsabilità. Alcune caratteristiche che questo consiglio può avere, nel contesto delle PMI, sono:
Composizione: Il Collegio dei Soci deve essere composto dai titolari/azionisti della PMI, siano essi familiari o meno. Normalmente, nelle PMI familiari non ci sono più di cinque titolari. Questo è comune quando la prima e la seconda generazione della famiglia gestiscono l’attività; questa è la situazione della maggior parte delle imprese familiari in America Latina.
Responsabilità: Il Consiglio dei soci deve avere funzioni chiare, come la supervisione della gestione della società che fa capo al Consiglio di amministrazione. In una PMI si consiglia di utilizzare un Consiglio consultivo poiché i suoi membri non hanno responsabilità legale e le sue raccomandazioni non sono obbligatorie, a differenza di quanto accade con il Consiglio di amministrazione il cui funzionamento è più formale. In questo senso, il Consiglio dei soci sarebbe la massima autorità all’interno di una PMI, al di sopra del Consiglio di amministrazione o dell’Advisory.
Tra gli argomenti da discutere nel Consiglio dei membri ci sarebbero argomenti come: nuove acquisizioni; la trasmissione, la vendita o l’alienazione di azioni; revisione dei bilanci; la distribuzione degli utili tra soci e non soci; nonché la creazione di un fondo famiglia per gli imprevisti. L’uso e l’amministrazione del fondo familiare sarebbero stati decisi dal Consiglio di famiglia.
Incontri regolari: Nella tradizionale struttura di governo societario, i partner ricevono informazioni finanziarie solo una volta all’anno. Il Consiglio dei Soci, a differenza dell’Assemblea che si riunisce di norma con cadenza annuale, deve riunirsi regolarmente, almeno una volta ogni tre o quattro mesi, per dar seguito alle proprie deleghe e dove il Direttore Generale rende conto.
Trasparenza: Il Consiglio dei soci deve essere trasparente nella sua gestione e nella comunicazione con altri organismi come il Consiglio di famiglia, che sarebbe composto da membri della famiglia, anche se non possedevano quote, ma che sono influenzati dall’azione dell’impresa. Pertanto, è importante che le decisioni prese nelle riunioni del Consiglio di appartenenza siano rese pubbliche.
Ad esempio, molte volte le mogli dei fondatori condividono quote dell’azienda e talvolta non vengono prese in considerazione nel processo decisionale. In altri casi, un coniuge può prendere decisioni sul patrimonio della società senza tener conto del resto dei soci. Situazioni come questa vanno prevenute con un efficiente governo societario, la revisione degli statuti e la stipula dei fermi di legge.
In generale, il Consiglio dei membri può essere uno strumento prezioso per le PMI latinoamericane, a condizione che siano stabilite chiare caratteristiche e responsabilità di questo organismo come parte di una solida governance aziendale che promuova la trasparenza e la responsabilità.
L’autore è professore e leader del gruppo di ricerca sull’area tematica delle imprese familiari presso la Business School del Tecnológico de Monterrey.
Contatto: edgar.ramirez@tec.mx
